Chi tiết các bước làm hộ chiếu nhanh theo quy định A-Z

Làm hộ chiếu năm 2026 đơn giản hơn nhiều so với vài năm trước — nhưng cũng chính vì vậy mà phần lớn hướng dẫn trên mạng đang sai. Bạn vẫn đọc được những bài dạy chuẩn bị sổ hộ khẩu, đăng ký KT3, điền tờ khai mẫu X01. Cả ba thứ đó đều đã không còn tồn tại.

Bài viết này trình bày đầy đủ 5 bước làm hộ chiếu theo quy định đang có hiệu lực: cần gì, nộp ở đâu, hết bao nhiêu tiền, mất bao lâu, và những lỗi khiến hồ sơ bị trả.

Ba thay đổi lớn khiến mọi hướng dẫn cũ trở nên vô dụng

Trước khi vào các bước, bạn cần biết ba điều đã thay đổi — vì nếu làm theo bài viết cũ, bạn sẽ mất thời gian chuẩn bị những giấy tờ không còn tồn tại:

Nền tảng của cả ba thay đổi là Luật Cư trú 2020 (bỏ sổ giấy) và Luật số 23/2023/QH15 sửa đổi Luật Xuất cảnh, nhập cảnh, hiệu lực từ 15/8/2023 (mở rộng nơi nộp). Bạn có thể đối chiếu toàn văn tại Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

Bước 1: Xác định bạn thuộc trường hợp nào

Bước đầu tiên không phải chuẩn bị giấy tờ, mà là xác định đúng loại thủ tục — chọn sai trên hệ thống là một trong những lý do bị trả hồ sơ phổ biến nhất.

• Cấp mới (lần đầu): bạn chưa từng có hộ chiếu
• Cấp lại do hết hạn hoặc sắp hết hạn: hộ chiếu cũ còn nguyên vẹn
• Cấp lại do mất, hỏng: cần thêm đơn trình báo, lệ phí cao hơn
• Cấp đổi do thay đổi thông tin nhân thân: đổi tên, cải chính ngày sinh — cần giấy tờ chứng minh
• Chuyển sang hộ chiếu gắn chip: làm được ngay cả khi hộ chiếu cũ còn hạn, nhưng không bắt buộc

Về loại hộ chiếu: người dân bình thường làm hộ chiếu phổ thông (bìa xanh tím). Hai loại còn lại — hộ chiếu ngoại giao (bìa nâu đỏ) và hộ chiếu công vụ (bìa xanh lá đậm) — chỉ cấp cho đối tượng đặc thù theo quy định, bạn không cần quan tâm. Hộ chiếu phổ thông có thời hạn 10 năm với người từ đủ 14 tuổi và 5 năm với trẻ dưới 14 tuổi. Từ tháng 3/2023, Việt Nam đã cấp hộ chiếu phổ thông gắn chip điện tử.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Danh mục cơ bản cho trường hợp phổ biến nhất (cấp mới hoặc cấp lại thông thường):

• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu mẫu TK01 — khai trực tuyến trước tại nhà để tiết kiệm thời gian, hoặc khai tại máy tính ở trụ sở
• Căn cước công dân gắn chip còn hiệu lực — bản chính để xuất trình
• 02 ảnh chân dung 4x6cm nền trắng, chụp không quá 6 tháng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu
• Hộ chiếu cũ nếu làm thủ tục cấp lại
• Đơn trình báo mất nếu hộ chiếu bị mất
• Bản sao giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh với trẻ em dưới 14 tuổi
• Giấy tờ chứng minh nếu hồ sơ có thay đổi nhân thân

Bước 3: Chọn hình thức và nơi nộp hồ sơ

Nộp trực tuyến phù hợp nếu bạn đã có tài khoản định danh điện tử VNeID mức 2, ảnh đạt chuẩn và hồ sơ đơn giản. Bạn khai và thanh toán qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an, sau đó đến trụ sở một lần để chụp ảnh và lấy vân tay, hộ chiếu được chuyển phát về tận nhà. Toàn bộ thao tác từng bước có ảnh minh họa nằm trong bài hướng dẫn làm hộ chiếu online qua Cổng dịch vụ công.

Nộp trực tiếp phù hợp khi bạn chưa có VNeID mức 2, hồ sơ có yếu tố đặc biệt, hoặc muốn được cán bộ hướng dẫn tại chỗ.

Về địa điểm, sau sắp xếp đơn vị hành chính từ 01/7/2025, Công an TP.HCM duy trì ba điểm tiếp nhận: trụ sở chính tại 196 Nguyễn Thị Minh Khai (phường Xuân Hòa, khu vực Quận 3 cũ), cùng hai cơ sở tại khu vực Bình Dương cũ và Bà Rịa – Vũng Tàu cũ. Địa chỉ chi tiết, giờ làm việc và mẹo chọn khung giờ vắng có trong bài làm hộ chiếu tại TP.HCM ở đâu.

Ngoài ra, Cục Quản lý xuất nhập cảnh (cơ quan phía Nam tại 333-335-337 Nguyễn Trãi, phường Nguyễn Cư Trinh — khu vực Quận 1 cũ) tiếp nhận hồ sơ trong các trường hợp đặc biệt: có giấy giới thiệu hoặc đề nghị khám chữa bệnh ở nước ngoài; có căn cứ xác định thân nhân ở nước ngoài bị chết, bệnh tật hoặc tai nạn; có văn bản đề nghị ra nước ngoài của cơ quan quản lý đối với cán bộ, công chức, lực lượng vũ trang; hoặc theo quyết định vì lý do nhân đạo, khẩn cấp. Thời gian xử lý tại Cục ngắn hơn.

Bước 4: Nộp lệ phí

Lệ phí cấp hộ chiếu do Nhà nước quy định thống nhất toàn quốc, không phân biệt bạn tự làm hay dùng dịch vụ, cũng không phân biệt nơi nộp. Theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, lệ phí đang được giảm 50% so với mức tại Thông tư 25/2021/TT-BTC:

Mức giảm này áp dụng cho cả nộp trực tuyến lẫn nộp trực tiếp và có hiệu lực đến hết ngày 31/12/2026. Từ 01/01/2027, lệ phí quay về mức gốc theo Thông tư 25/2021/TT-BTC. Vì chính sách lệ phí có thể được điều chỉnh, bạn nên kiểm tra lại con số hiển thị ở bước thanh toán trên Cổng dịch vụ công.

Bước 5: Nhận kết quả

Thời gian giải quyết theo quy định hiện hành:

• Khoảng 8 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, nếu nộp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh
• Khoảng 5 ngày làm việc, nếu nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh

Bạn nhận trực tiếp tại nơi nộp hoặc đăng ký chuyển phát về địa chỉ nhà. Lưu ý: con số 14 ngày mà nhiều bài viết cũ nêu đã không còn đúng — quy định hiện hành ngắn hơn đáng kể.

Bốn lỗi khiến hồ sơ bị trả — và cách tránh

Lỗi 1: ảnh không đạt chuẩn. Nền không trắng đều, tóc che trán hoặc che tai, đeo kính, cười hở răng, ảnh chụp quá 6 tháng. Đây là lỗi phổ biến nhất. Tại trụ sở đều có dịch vụ chụp lấy ngay, nhưng vào giờ cao điểm bạn có thể mất thêm cả tiếng chờ.

Lỗi 2: khai tờ khai sai. Chỗ nhầm nhiều nhất là ba khái niệm khác nhau: quê quán, nơi thường trú, nơi ở hiện tại. Người ngoại tỉnh gần như luôn nhầm ít nhất một trong ba.

Lỗi 3: dữ liệu dân cư chưa đồng bộ. Nếu bạn từng đổi tên, cải chính ngày sinh hoặc chuyển khẩu nhiều lần mà hệ thống chưa cập nhật, hồ sơ sẽ bị dừng để xác minh. Hãy mở ứng dụng VNeID kiểm tra trước vài ngày.

Lỗi 4: chọn sai loại thủ tục trên hệ thống. Cấp mới, cấp lại, cấp đổi là ba luồng khác nhau với yêu cầu giấy tờ khác nhau — chọn nhầm là phải làm lại từ đầu.

Khi nào nên cân nhắc dùng dịch vụ hỗ trợ?

Nói thẳng: nếu hồ sơ của bạn đơn giản, có căn cước gắn chip, dữ liệu sạch và thời gian rộng rãi — bạn hoàn toàn tự làm được, và nên tự làm cho tiết kiệm. Bài viết này đã cho bạn đủ thông tin.

Dịch vụ chỉ thực sự đáng tiền trong bốn tình huống: bạn cần hộ chiếu gấp cho chuyến bay đã đặt vé; hồ sơ có yếu tố phức tạp như mất hộ chiếu, thay đổi nhân thân, dữ liệu chưa đồng bộ; bạn quá bận, không thể xin nghỉ nhiều lần nếu hồ sơ bị trả; hoặc bạn làm cho người lớn tuổi, người không quen thao tác trên điện thoại.

Trong các trường hợp đó, dịch vụ làm hộ chiếu nhanh của Vạn Phát Gia hỗ trợ rà soát hồ sơ trước khi nộp, khai tờ khai đúng ngay từ đầu và theo sát tiến độ — để bạn chỉ phải có mặt một lần cho phần chụp ảnh, lấy vân tay bắt buộc.

Câu hỏi thường gặp về các bước làm hộ chiếu

Làm hộ chiếu có cần sổ hộ khẩu hay KT3 không?

Không. Sổ hộ khẩu giấy và sổ tạm trú giấy (gồm KT3) đã bị bãi bỏ từ 01/01/2023. Thông tin cư trú của bạn được tra cứu trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Tờ khai làm hộ chiếu là mẫu gì?

Mẫu TK01. Mẫu X01 mà nhiều trang vẫn cho tải đã hết hiệu lực — nộp mẫu này sẽ bị trả hồ sơ.

Làm hộ chiếu hết bao nhiêu tiền?

Lệ phí cấp mới hoặc cấp lại hiện là 100.000 đồng, cấp lại do mất hoặc hỏng là 200.000 đồng — đang được giảm 50% theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, áp dụng đến hết 31/12/2026 cho cả hình thức nộp online và trực tiếp.

Làm hộ chiếu mất bao lâu?

Khoảng 8 ngày làm việc nếu nộp tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh, khoảng 5 ngày làm việc nếu nộp tại Cục. Con số 14 ngày ở các bài viết cũ không còn đúng.

Có bắt buộc đổi sang hộ chiếu gắn chip không?

Không bắt buộc. Hộ chiếu không gắn chip vẫn có giá trị đến hết hạn. Bạn được quyền xin cấp đổi sang loại gắn chip bất cứ lúc nào, kể cả khi hộ chiếu cũ còn hạn.

Tôi ở tỉnh khác, có làm hộ chiếu tại TP.HCM được không?

Được, nếu bạn đã có căn cước công dân gắn chip — kể cả khi làm hộ chiếu lần đầu. Bạn không cần hộ khẩu hay tạm trú tại TP.HCM.

Nội dung bài viết căn cứ quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm cập nhật. Lệ phí, thời gian giải quyết và địa chỉ tiếp nhận có thể thay đổi — vui lòng kiểm tra lại trước khi đi nộp hồ sơ. Cần tư vấn hoặc hỗ trợ làm hộ chiếu gấp, liên hệ Vạn Phát Gia qua hotline 0913 139 144.