Thủ tục cấp lại hộ chiếu hết hạn
“Gia hạn” hay “cấp lại” hộ chiếu?
Trong giao tiếp hàng ngày, nhiều người gọi là “gia hạn hộ chiếu”. Tuy nhiên, với hộ chiếu phổ thông, khi hết hạn bạn sẽ thực hiện cấp lại/đổi hộ chiếu (cấp từ lần thứ hai) chứ không “gia hạn” trên cuốn cũ. Vì vậy:
- Mọi dịch vụ “gia hạn hộ chiếu” trên thị trường thực chất là dịch vụ hỗ trợ hồ sơ để bạn làm thủ tục cấp lại/đổi theo quy định.
- Thuật ngữ bạn nên dùng trong giấy tờ/bài viết: “cấp lại hộ chiếu hết hạn” hoặc “đổi hộ chiếu”.
Khi nào cần cấp lại hộ chiếu?
- Hộ chiếu đã hết hạn hoặc còn hạn dưới 6 tháng trước ngày dự kiến xuất cảnh.
- Hết trang trống để dán visa/đóng dấu.
- Thay đổi thông tin nhân thân (họ tên, ngày sinh, số CCCD…) → nên đổi để đồng nhất dữ liệu.
- Hộ chiếu bị mất, hỏng, rách hoặc mờ thông tin.
- Yêu cầu của hãng bay/điểm đến: một số nơi khuyến nghị hộ chiếu nên còn hạn > 6 tháng.
Hình thức thực hiện: online, trực tiếp, bưu chính
Bạn có 3 lựa chọn, cân theo thời gian và mức độ sẵn sàng:
(1) Nộp trực tuyến (khuyên dùng): Thao tác trên Cổng Dịch vụ công, điền tờ khai điện tử, thanh toán lệ phí online, theo dõi trạng thái và đăng ký trả kết quả qua bưu chính. Điều kiện thường gồm: CCCD còn giá trị, tài khoản DVCQG, phương thức thanh toán điện tử.
(2) Nộp trực tiếp: Đến Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh (QLXNC) Công an cấp tỉnh nơi thường trú/tạm trú (có CCCD thường được nộp nơi thuận lợi) hoặc đến các điểm tiếp nhận của Cục QLXNC. Nộp hồ sơ giấy, chụp ảnh/thu sinh trắc (nếu được yêu cầu), đóng lệ phí tại chỗ.
(3) Qua bưu chính công ích: Đăng ký chuyển phát hồ sơ/kết quả. Phù hợp nếu bạn bận rộn, muốn nhận hộ chiếu tại địa chỉ đăng ký.
Hồ sơ chi tiết theo từng trường hợp
Mẹo chung: Chuẩn hóa dữ liệu CCCD ↔ hộ chiếu trước khi nộp (họ tên, dấu tiếng Việt, ngày sinh, nơi sinh…). Ảnh 4x6 nền trắng, chụp ≤ 6 tháng, không đeo kính gọng dày, mặt nhìn thẳng.
A) Người từ đủ 14 tuổi – cấp lại do hết hạn/hết trang/đổi thông tin
- Tờ khai TK01 (điện tử hoặc bản giấy theo mẫu).
- 02 ảnh 4x6 nền trắng (vẫn nên mang bản in dù đã tải ảnh online).
- Hộ chiếu cấp gần nhất (nếu còn).
- CCCD/CMND (bản chụp hoặc mang theo để đối chiếu).
- Giấy tờ chứng minh thay đổi nhân thân (nếu có: quyết định/hộ tịch).
B) Trẻ em dưới 14 tuổi
- Tờ khai TK01 do đại diện hợp pháp (cha/mẹ/người giám hộ) kê khai, ký xác nhận.
- Xác nhận của Công an xã/phường nơi cư trú và đóng dấu giáp lai ảnh (khi nộp bản giấy).
- Giấy khai sinh (bản sao/trích lục).
- 02 ảnh 4x6 nền trắng.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người nộp và trẻ (nếu cần).
C) Mất/hỏng hộ chiếu
- Tờ khai TK01;
- Đơn trình báo mất (nếu mất) hoặc nộp hộ chiếu hỏng;
- Giấy tờ tùy thân kèm theo để đối chiếu.
Trường hợp mất/hỏng thường lệ phí cao hơn và có thể được xác minh kỹ hơn.
Quy trình từng bước (online & trực tiếp)
Nộp online (tối ưu thời gian)
- Đăng nhập Cổng Dịch vụ công → chọn dịch vụ “Cấp hộ chiếu phổ thông trong nước (cấp tỉnh)”.
- Điền tờ khai TK01 điện tử: kiểm tra kỹ họ tên tiếng Việt/không dấu, nơi sinh, thông tin liên hệ (email/điện thoại) để nhận thông báo.
- Tải ảnh đúng chuẩn: nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đội mũ/kính râm; nên chọn ảnh mới để tránh bị yêu cầu chụp lại.
- Chọn nơi nộp/nhận: nơi thường trú/tạm trú hoặc nơi thuận lợi (nếu có CCCD).
- Thanh toán lệ phí trực tuyến.
- Theo dõi trạng thái hồ sơ; đăng ký nhận kết quả qua bưu chính hoặc đến nhận trực tiếp theo giấy hẹn.
Nộp trực tiếp
- Chuẩn bị hồ sơ giấy theo mục 4.
- Đến Phòng QLXNC cấp tỉnh hoặc điểm tiếp nhận của Cục QLXNC; xuất trình giấy tờ tùy thân.
- Chụp ảnh/thu nhận sinh trắc (nếu được yêu cầu tại điểm nộp).
- Nộp lệ phí, nhận giấy hẹn và tra cứu tiến độ.
- Nhận kết quả: đến trực tiếp hoặc chọn chuyển phát bưu chính đến địa chỉ đăng ký.
Lệ phí, thời gian xử lý & mẹo tiết kiệm
