Thủ tục cấp lại hộ chiếu hết hạn (2025)
“Gia hạn” hay “cấp lại” hộ chiếu?
Trong giao tiếp hàng ngày, nhiều người gọi là “gia hạn hộ chiếu”. Tuy nhiên, với hộ chiếu phổ thông, khi hết hạn bạn sẽ thực hiện cấp lại/đổi hộ chiếu (cấp từ lần thứ hai) chứ không “gia hạn” trên cuốn cũ. Vì vậy:
- Mọi dịch vụ “gia hạn hộ chiếu” trên thị trường thực chất là dịch vụ hỗ trợ hồ sơ để bạn làm thủ tục cấp lại/đổi theo quy định.
- Thuật ngữ bạn nên dùng trong giấy tờ/bài viết: “cấp lại hộ chiếu hết hạn” hoặc “đổi hộ chiếu”.
Khi nào cần cấp lại hộ chiếu?
- Hộ chiếu đã hết hạn hoặc còn hạn dưới 6 tháng trước ngày dự kiến xuất cảnh.
- Hết trang trống để dán visa/đóng dấu.
- Thay đổi thông tin nhân thân (họ tên, ngày sinh, số CCCD…) → nên đổi để đồng nhất dữ liệu.
- Hộ chiếu bị mất, hỏng, rách hoặc mờ thông tin.
- Yêu cầu của hãng bay/điểm đến: một số nơi khuyến nghị hộ chiếu nên còn hạn > 6 tháng.
Hình thức thực hiện: online, trực tiếp, bưu chính
Bạn có 3 lựa chọn, cân theo thời gian và mức độ sẵn sàng:
(1) Nộp trực tuyến (khuyên dùng): Thao tác trên Cổng Dịch vụ công, điền tờ khai điện tử, thanh toán lệ phí online, theo dõi trạng thái và đăng ký trả kết quả qua bưu chính. Điều kiện thường gồm: CCCD còn giá trị, tài khoản DVCQG, phương thức thanh toán điện tử.
(2) Nộp trực tiếp: Đến Phòng Quản lý Xuất nhập cảnh (QLXNC) Công an cấp tỉnh nơi thường trú/tạm trú (có CCCD thường được nộp nơi thuận lợi) hoặc đến các điểm tiếp nhận của Cục QLXNC. Nộp hồ sơ giấy, chụp ảnh/thu sinh trắc (nếu được yêu cầu), đóng lệ phí tại chỗ.
(3) Qua bưu chính công ích: Đăng ký chuyển phát hồ sơ/kết quả. Phù hợp nếu bạn bận rộn, muốn nhận hộ chiếu tại địa chỉ đăng ký.
Hồ sơ chi tiết theo từng trường hợp
Mẹo chung: Chuẩn hóa dữ liệu CCCD ↔ hộ chiếu trước khi nộp (họ tên, dấu tiếng Việt, ngày sinh, nơi sinh…). Ảnh 4x6 nền trắng, chụp ≤ 6 tháng, không đeo kính gọng dày, mặt nhìn thẳng.
A) Người từ đủ 14 tuổi – cấp lại do hết hạn/hết trang/đổi thông tin
- Tờ khai TK01 (điện tử hoặc bản giấy theo mẫu).
- 02 ảnh 4x6 nền trắng (vẫn nên mang bản in dù đã tải ảnh online).
- Hộ chiếu cấp gần nhất (nếu còn).
- CCCD/CMND (bản chụp hoặc mang theo để đối chiếu).
- Giấy tờ chứng minh thay đổi nhân thân (nếu có: quyết định/hộ tịch).
B) Trẻ em dưới 14 tuổi
- Tờ khai TK01 do đại diện hợp pháp (cha/mẹ/người giám hộ) kê khai, ký xác nhận.
- Xác nhận của Công an xã/phường nơi cư trú và đóng dấu giáp lai ảnh (khi nộp bản giấy).
- Giấy khai sinh (bản sao/trích lục).
- 02 ảnh 4x6 nền trắng.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người nộp và trẻ (nếu cần).
C) Mất/hỏng hộ chiếu
- Tờ khai TK01;
- Đơn trình báo mất (nếu mất) hoặc nộp hộ chiếu hỏng;
- Giấy tờ tùy thân kèm theo để đối chiếu.
Trường hợp mất/hỏng thường lệ phí cao hơn và có thể được xác minh kỹ hơn.
Quy trình từng bước (online & trực tiếp)
Nộp online (tối ưu thời gian)
- Đăng nhập Cổng Dịch vụ công → chọn dịch vụ “Cấp hộ chiếu phổ thông trong nước (cấp tỉnh)”.
- Điền tờ khai TK01 điện tử: kiểm tra kỹ họ tên tiếng Việt/không dấu, nơi sinh, thông tin liên hệ (email/điện thoại) để nhận thông báo.
- Tải ảnh đúng chuẩn: nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đội mũ/kính râm; nên chọn ảnh mới để tránh bị yêu cầu chụp lại.
- Chọn nơi nộp/nhận: nơi thường trú/tạm trú hoặc nơi thuận lợi (nếu có CCCD).
- Thanh toán lệ phí trực tuyến.
- Theo dõi trạng thái hồ sơ; đăng ký nhận kết quả qua bưu chính hoặc đến nhận trực tiếp theo giấy hẹn.
Nộp trực tiếp
- Chuẩn bị hồ sơ giấy theo mục 4.
- Đến Phòng QLXNC cấp tỉnh hoặc điểm tiếp nhận của Cục QLXNC; xuất trình giấy tờ tùy thân.
- Chụp ảnh/thu nhận sinh trắc (nếu được yêu cầu tại điểm nộp).
- Nộp lệ phí, nhận giấy hẹn và tra cứu tiến độ.
- Nhận kết quả: đến trực tiếp hoặc chọn chuyển phát bưu chính đến địa chỉ đăng ký.
Lệ phí, thời gian xử lý & mẹo tiết kiệm
Mức lệ phí tham khảo
- Cấp hộ chiếu mới/đổi khi hết hạn, hết trang, đổi thông tin: khoảng 200.000đ/lần cấp.
- Cấp lại do mất/hỏng: khoảng 400.000đ/lần cấp.
- Giấy xác nhận yếu tố nhân sự (nếu cần): khoảng 100.000đ.
- Thời gian giải quyết chuẩn: thường khoảng 08 ngày làm việc (không tính Thứ Bảy, Chủ nhật, ngày lễ; một số thời điểm cao điểm có thể lâu hơn).
Mẹo tiết kiệm & nhanh hơn:
- Đủ điều kiện thì nộp online để chủ động thời gian, giảm sai sót khi phải đi lại nhiều lần.
- Đăng ký chuyển phát bưu chính để nhận hộ chiếu tại nhà.
- Kiểm tra kỹ ảnh và dữ liệu CCCD để tránh yêu cầu bổ sung/chụp lại ảnh.
Lưu ý: mức phí/biểu phí và thời gian xử lý có thể thay đổi tùy thời điểm/quy định địa phương. Khi cần chắc chắn, bạn nên kiểm tra thông báo mới nhất tại thời điểm nộp.
Lưu ý quan trọng năm 2025
- Trường “nơi sinh” trên hộ chiếu có thể hiển thị theo tên đơn vị hành chính tại thời điểm cấp; nếu bạn vừa đổi giấy tờ/địa giới có thay đổi tên tỉnh/thành, hãy đối chiếu dữ liệu vé, hồ sơ visa cho đồng nhất.
- Nơi nộp linh hoạt: có CCCD thường được nộp tại cơ quan QLXNC nơi thuận lợi, không nhất thiết về nơi thường trú.
- Ảnh hộ chiếu: tiêu chuẩn ngày càng chặt; không dùng ảnh chỉnh sửa quá đà, không đeo kính gọng dày, không che trán/ tai.
Checklist chuẩn bị trước khi nộp
- CCCD/CMND còn giá trị; thông tin trùng khớp tờ khai.
- Ảnh 4x6 nền trắng (≤ 6 tháng), mặt nhìn thẳng, không đeo kính; tên file gợi ý: thu-tuc-cap-lai-ho-chieu-het-han-4x6.jpg.
- Hộ chiếu cũ (nếu còn) để đối chiếu/hủy theo quy định.
- Giấy khai sinh (trẻ em) + giấy tờ đại diện hợp pháp nếu ký thay.
- Đơn trình báo mất (nếu mất hộ chiếu).
- Tài khoản Cổng DVCQG + phương thức thanh toán điện tử (nếu nộp online).
- Đăng ký chuyển phát bưu chính nếu muốn nhận tại nhà.
- Mốc thời gian cá nhân (ngày bay, lịch phỏng vấn visa) để chọn thời điểm nộp phù hợp.
Dịch vụ làm hộ chiếu nhanh tại Vạn Phát Gia
Giải pháp cho người bận rộn: Vạn Phát Gia hỗ trợ trọn gói thủ tục cấp lại hộ chiếu hết hạn (được thị trường hay gọi là “gia hạn hộ chiếu”). Tập trung tối ưu khâu chuẩn bị hồ sơ và theo dõi tiến độ, giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót.
Bạn nhận được gì từ Vạn Phát Gia?
- Khảo sát & tư vấn đúng ca: xác định trường hợp (hết hạn/hết trang/mất/hỏng/đổi thông tin), hướng dẫn mức lệ phí tương ứng và chiến lược nộp phù hợp lịch trình bay/visa.
- Soát lỗi 2 lớp: đối chiếu CCCD ↔ hộ chiếu ↔ vé/visa, rà chính tả tên có dấu/không dấu, chuẩn hóa nơi sinh để tránh lệch dữ liệu.
- Khai TK01 giúp bạn: thiết lập tờ khai điện tử, hướng dẫn ảnh chuẩn đạt yêu cầu, đặt lịch nộp nơi thuận lợi.
- Theo dõi & nhắc hẹn: cập nhật trạng thái hồ sơ, nhắc lịch nhận kết quả; hỗ trợ đăng ký chuyển phát đến tận nhà.
- Xử lý tình huống đặc biệt: mất/hỏng; đổi thông tin nhân thân; hồ sơ trẻ em; đồng bộ dữ liệu giữa hộ chiếu và các giấy tờ khác.
Quy trình 3 bước cùng Vạn Phát Gia
- Gửi yêu cầu (gọi/Zalo/form) → chuyên viên tiếp nhận mục tiêu xuất cảnh & tình trạng hộ chiếu.
- Vận hành hồ sơ: soạn – nộp – theo dõi; hướng dẫn thanh toán trực tuyến (nếu nộp online).
- Bàn giao kết quả: nhận tại cơ quan hoặc chuyển phát đến địa chỉ bạn chọn.
Cam kết minh bạch: thời hạn xử lý do cơ quan xuất nhập cảnh quyết định (chuẩn khoảng 08 ngày làm việc). Vạn Phát Gia không đi đường tắt, tập trung tối ưu quy trình và hạn chế rủi ro.
Liên hệ Vạn Phát Gia qua Hotline: 0913 139 144
